Le contrôle fiscal n'est en rien une sanction mais une procédure standard de vérification mise en place par l'administration. La venue d'un inspecteur du fisc vous inquiète? vous ne savez pas comment y faire face?
Voici nos conseils pour bien préparé son contrôle fiscal.
Examiner l'avis de vérification
Vous venez de recevoir un avis de vérification indiquant que votre entreprise va être soumise à un contrôle fiscal. Pas de panique, cela ne veut pas dire que vous avez fait quelque chose de mal.
De plus, ce document doit respecter un certain nombre de règles. si elles ne sont pas respectées, cela entraînera la nullité de la procédure.
Premièrement, l'avis doit obligatoirement contenir les années qui vont être soumises à la vérification. En effet, en fonction des années requises, vous aurez des documents différents à préparer. Ce temps doit également vous permettre de solliciter l'aide d'un conseil pour vous assister tout au long du contrôle.
Une autre mention obligatoire doit apparaître : le délai d'au moins deux jours entre la réception de l'avis et la première visite de l'inspecteur. Un contrôleur ne peut donc pas commencer le contrôle le jour de la réception de l'avis.
Enfin, l'envoi se fait par courrier recommandé. En plus de l'avis, l'enveloppe doit contenir la charte du contribuable. L'absence de cette dernière constitue un vice de procédure. Vérifiez bien le contenu du courrier que vous recevez !
Préparer les documents nécessaires en amont
Avant l'arrivée du vérificateur, pensez à rassembler l'intégralité des documents requis pour le bon déroulement du contrôle. Si vous ne savez pas vraiment ce qu'il faut préparer, voici une liste des principaux documents auxquels il vous faut penser.
livre journal
journaux divisionnaires
grand livre
livre d'inventaire
statuts de l'entreprise
procès verbaux de l'assemblée
déclarations fiscales
factures (achat et vente)
fiches de paie
contrats d'embauche potentiels
notes de frais
(documents liés au stocks)
Définir un interlocuteur privilégié
Avant l'arrivé du contrôleur vous disposez d'un délai pour désigner l'interlocuteur principal auquel l'agent du fisc devra s'adresser pour toute demande. Si vous souhaitez être la personne référente, c'est tout à fait possible.
Dans ce cas, n'hésitez pas à le préciser en avance à vos collaborateurs pour éviter tout malentendu.
En revanche, vous pouvez également faire en sorte que ce soit une autre personne en charge si vous n’avez pas le temps d'assumer ce rôle.
Même si vous pensez pouvoir aborder le contrôle fiscal par vous même, il est généralement conseillé de s'entourer d'un conseil pour vous préparer au mieux. Que ce soit votre expert-comptable ou un avocat spécialisé (recourir aux deux est aussi envisageable), ils sont spécialistes du sujet et pourront vous épauler sur la procédure et les voies de recours possibles par exemple.
Faciliter le travail du contrôleur
Une erreur commune est de repousser la date de la première entrevue. Même si vous faites cela sans mauvaises intentions, cette pratique peut rendre l'inspecteur suspicieux et le pousser à creuser plus loin au sujet de votre entreprise.
En dépit du fait que ce n'est certainement pas la personne que vous souhaitez voir dans votre entreprise, efforcez-vous de réserver un accueil courtois au contrôleur. Faites lui faire un tour de votre entreprise en lui expliquant les grandes lignes votre coeur de métier : même si ça ne semble pas être grand chose, un inspecteur accueilli dans de bonnes conditions (et ce n'est pas forcément le cas partout !) sera dans de bien meilleurs dispositions pour travailler.
Faites aussi en sorte de lui réserver un espace de travail correct et calme pour qu'il puisse travailler plus efficacement. Plus vite il aura fini, plus vite il pourra vous faire son rapport et s'en aller !
Surtout ne tentez pas de faire obstruction au contrôle fiscal ! Sans forcément parler de violence physique, le simple fait de ne pas répondre au contrôleur ou d'inventer des excuses fallacieuses pour faire traîner le processus est très lourdement sanctionné.
Au lieu de cela, montrez patte blanche et montrez-vous collaboratif dans la mesure du possible.
Négocier et argumenter
Être collaboratif ne signifie pour autant pas de subir le contrôle ! Lorsque vous rencontrez le vérificateur lors de la réunion de synthèse qui se tient à la fin de la procédure, vous êtes en mesure de négocier plusieurs points de la proposition de rectification (s'il y en a une).
Négocier le montant à régler
Suite à la conclusion du contrôle fiscal, vous pouvez toujours solliciter la bienveillance du fisc en négociant une remise gracieuse. Globalement, si vous souhaitez faire cette demande, il est utile de se faire épauler par un spécialiste qui saura déterminer si oui ou non votre demande est recevable, et le cas échéant, quelle est la manière de procéder la plus efficace pour obtenir une réponse positive. Si vous souhaitez utiliser cette voie là, sachez qu'un simple courrier suffit. Adressée au service des impôts duquel l'entreprise dépend, votre lettre doit invoquer un ou plusieurs motifs valables pour qu'une révision à la baisse des montants puisse être envisagée par l'administration fiscale.
En revanche, rien ne vous garantit que vous allez obtenir une réponse favorable. D'ailleurs, le fisc n'a pas l'obligation de justifier sa réponse. Ne soyez donc pas trop étonné si vous recevez une réponse négative sans aucune justification.
Demander un assouplissement des délais de paiement
Si le montant à payer vous semble raisonnable mais que vous avez peur de vous retrouver sans le sou si vous devez tout payer de suite, n'hésitez pas non plus à faire une demande. Sur ce point le Trésor Public est beaucoup plus indulgent et tend à accepter la majorité des demandes. A savoir que la durée maximum de l'étalement des paiements est de 24 mois.
Obtenir un allégement des pénalités.
En cas de revenus non-déclarés, des pénalités peuvent être mises en place par le fisc. Ces pénalités sont d'un pourcentage différent en fonction du degré de gravité relevé :
10% pour une erreur de saisie ou de calcul
40% en cas de mauvaise foi
80% en cas de fraude fiscale
L'enjeu ici est de faire régresser une pénalité du statut "fraude fiscale" à "mauvaise foi" ou de "mauvaise foi" à "erreur de saisie/calcul".
S'assurer que le contrôle fiscal suit la procédure
Si les contribuables sont soumis à des règles strictes en termes de comptabilité et de gestion, il en va de même pour les contrôleurs. En effet s'ils ne respectent pas la procédure, ils peuvent provoquer la nullité de leur inspection et des conséquences potentielles de cette dernière. Attention cependant, toutes les erreurs de la part du vérificateur n'entraînent pas de facto l'annulation de la procédure. Aussi, nous avons listé certains vices de procédure qui peuvent entraîner la nullité du contrôle (Attention, cela n'est pas automatique, il vous faudra quand même contester auprès du fisc pour démontrer le vice de procédure).
Une durée du contrôle dépassant les 3 mois réglementaires sans raison valable (attention, pour certains cas spéciaux, la durée peut être allongée. Renseignez-vous donc avant d'invoquer ce motif).
L'absence de débat oral et contradictoire pendant la durée du contrôle. Dans les faits, il n'y a pas l'obligation de mener cette formalité : vous pouvez très bien la refuser. En revanche, le contrôleur DOIT vous donner la possibilité de la mener en vous le proposant. C'est uniquement s'il n'y fait pas référence que vous pourrez contester la régularité du contrôle.
Une proposition de rectifications non motivée. Ainsi, si le contrôleur vous remet ce document comprenant les "sanctions" mais sur lequel ne figurent pas les causes ayant engendrées de telles mesures, cela aura pour cause la nullité de la procédure et donc de ses conséquences pour votre entreprise.
La vérification d'une année déjà contrôlée par le passé sur les mêmes impôts. Une fois qu'un contrôle a été mené sur une année particulière, l'administration n'a plus la possibilité de l'examiner pendant l'année où s'est déroulée l'inspection.
Conclusion
Si la vérification de comptabilité est rarement une partie de plaisir pour un chef d'entreprise, nos astuces devraient vous aider à vous y préparer au mieux et éventuellement d'en annuler la validité dans certains cas !
Du reste, nous insistons pour qu'une relation cordiale soit instaurée : le vérificateur n'est pas votre ennemi, et vous montrer courtois à son égard jouera en votre faveur à coup sûr !